Pawtrans Sp. z o.o.

Branża: transportowa i paliwowa

Wdrożone oprogramowanie:

INTEGRACJA DOSKONAŁA

Rozwiązania Sage wsparły rozwój i ułatwiło zarządzanie wielobranżową spółka PAWTRANS. Sercem wdrożenia był program Handel Forte.

Firma PAWRTANS Sp. z o.o. specjalizuje się w transporcie płynnych produktów spożywczych w cysternach i zarządza flotą 110 pojazdów. Zakres jej usług jest jednak dużo szerszy: PAWTRANS prowadzi także serwis oraz myjnię ciężarówek, a także siedem stacji paliw. Wkrótce zaś uruchomi produkcję i sprzedaż biopaliw.

Zarządzanie firmą, która działa w tak różnych – choć przenikających się – branżach, dodatkowo w strukturze rozproszonej, to zadanie wymagające doskonalej koordynacji i współpracy, zarówno ludzi, jak i systemów informatycznych.

Cel – spójność

By zrozumieć specyfikę działania firmy PAWTRANS trzeba przyjrzeć się wyzwaniom, jakie wynikają z różnic w księgowaniu usług świadczonych na rzecz własnej floty lub obcych pojazdów. Inaczej należy zaksięgować naprawę czy nawet zwykłe mycie każdej z nich w stacji obsługi należącej do spółki. Inaczej należy potraktować tankowanie własnego  pojazdu na stacjach PAWTRANS, inaczej też rozliczać transport produktów przeznaczonych na potrzeby własne firmy – choćby składników do produkcji biopaliw. Oprogramowanie wspomagające zarządzanie oraz prowadzenie księgowości, które planowano wdrożyć w firmie, musiało uwzględniać wszystkie te i szereg podobnych wyzwań. Dodatkową trudnością był fakt, że firma korzystała (bądź zamierzała wdrożyć) z niezależnych systemów informatycznych do zarządzania flotą oraz produkcją biopaliw, a wszystkie te systemy powinny ze sobą współpracować. Zadanie to postanowiono zrealizować wykorzystując rozwiązania Sage.

SYMFONIĘ® wybraliśmy ze względu na to, że program ten można zintegrować z posiadanym bądź wdrażanym przez nas oprogramowaniem do zarządzania flotą czy produkcją – mówi Marek Krochmal, Dyrektor Finansowy i Główny Księgowy PAWTRANS – Początkowo szukaliśmy rozwiązania jednorodnego, ale gdy okazało się, że specjalistyczne oprogramowanie nie pozwala jednocześnie na prowadzenie bieżących operacji finansowych i księgowych, przyszła myśl o integracji różnych rozwiązań – dodaje Marek Krochmal.

Wdrożenie i integrację powierzono firmie MAP solutions, Złotemu Autoryzowanemu Partnerowi Sage.

Poznać potrzeby klienta

– Każde wdrożenie, a zwłaszcza tak zaawansowane, rozpoczynamy od audytu, który pozwala nam określić stan infrastruktury i oprogramowania oraz rzeczywiste potrzeby klienta – opowiada Sławomir Groszyk, Dyrektor Działu Wdrożeń Map solutions.

Tak było i w tym przypadku.

– Audyt pozwolił precyzyjnie określić nasze wymagania i konieczne działania integratora. Dzięki temu kolejne etapy wdrożenia były precyzyjnie opisane i zaplanowane – mówi Marek Krochmal z PAWTRANS.

Analizy, rozmowy z osobami podejmującymi decyzje w spółce – oraz z niemal wszystkimi pracownikami, którzy mieli korzystać z oprogramowania – a także późniejsze opracowywanie wniosków trwało około miesiąca. Efektem był precyzyjny harmonogram instalacji oprogramowania we wszystkich lokalizacjach, w których znajdują się biura, bazy czy stacje paliw (Warszawa, Zamość, Opole, Poniatowa, Środa Śląska, Wojciechów). Dopiero wówczas doszło do podpisania finalnej umowy dotyczącej wdrożenia. Instalacja miała rozpocząć się od standardowych funkcjonalności, a zakończyć na modułach dodatkowych w aplikacjach Sage, jakie dla potrzeb firmy PAWTRANS tworzył MAP solutions.

Integracja w Handlu

W wielu firmach, które stosują systemy SYMFONIA®, najważniejszym programem są rozwiązania księgowe. W spółce PAWTRANS zainstalowano 5 stanowisk programu Finanse i Księgowość Forte wraz z programem Rozliczanie Międzyokresowe Forte, jednak  sercem całego wdrożenia okazał się program handlowy.

Instalacja „w terenie” obejmowała początkowo 10 (a docelowo 12) stanowisk programu SMFONIA® Handel Forte w wersji 2008. Zainstalowano je we wszystkich stacjach paliw, a także w bazie i w składzie celnym (który jest niezbędnym elementem przy produkcji biopaliw i rozliczaniu podatku akcyzowego). To właśnie program Handel Forte, dzięki swej elastyczności i możliwości tworzenia dodatkowych modułów bezpośrednio zintegrowanych z aplikacją, pozwolił na połączenie rodziny systemów SYMFONIA® z narzędziami używanymi w spółce PAWTRANS.

To właśnie do programu Handel Forte trafiają informacje na temat bieżącej eksploatacji ciężarówek z innego używanego w spółce programu do zarządzania flotą pojazdów. Podobny model przyjęto także w drugim przypadku, czyli przy produkcji biopaliw. Niezbędne dane (m.in. o ilości użytych składników) z programu, który steruje pompami w procesie produkcyjnym, trafiają właśnie do modułu magazynowego Handlu, a dopiero później do odpowiedniej aplikacji finansowo-księgowej w celu rozliczeń celnych i podatkowych.

– Stworzenie tego rozwiązania było szczególnie ważne dla klienta, bo bez jego wdrożenia praktycznie niemożliwe byłoby uruchomienie produkcji biopaliw – mówi Sławomir Groszyk z MAP solutions.

Komfort pracy i pełna kontrola

Dwa największe moduły dodatkowe – do obsługi danych z programu do zarządzania flotą oraz program zarządzający produkcją biopaliw –  to nie jedyne udogodnienia, jakie opracował MAP solutions dla programu Handel Forte. Kolejnym narzędziem był kreator faktur. Pozwala on na uproszczenie procedury wystawiania tych dokumentów na stacjach paliw, a także daje możliwość większej personalizacji wyglądu faktur. Ciekawy jest także moduł, który uzupełnia program Handel o stosowane tylko w branży paliwowej tzw. tabele pojemności. Pozwalają one m.in. w prosty sposób kontrolować i raportować rozbieżności, wynikające np. z różnic temperatur pomiędzy zatankowaną do cysterny a pobraną z niej objętością paliwa.

Program finansowo-księgowy oraz system Handel Forte to nie jedyne aplikacje, jakie zaimplementowano w spółce PAWTRANS. Do bazy w Zamościu zakupiono 5 licencji programu Doradca Handlowy Forte, który służy do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Na potrzeby kierownictwa firmy zainstalowano zaś aplikacje zarządcze: Planowanie Przepływów Finansowych Forte w wersji 2006 i Analizy Finansowe Premium w wersji 2008. Oba te programy zostały zakupione w wersjach jednostanowiskowych. Firma ma także pojedyncze licencje programów Środki Trwałe Forte i Kasa Forte. Ten ostatni program integruje dane z rozproszonych stanowisk aplikacji Handel.

Współpraca w praktyce

Proces poprzedziła analiza przedwdrożeniowa. Po przygotowaniu modułów dodatkowych przystąpiono do instalacji i wdrożenia.

– Od momentu podpisania umowy do wdrożenia standardowej funkcjonalności systemu SYMFONIA® oraz aplikacji Handel Forte do obsługi sprzedaży i magazynów paliw płynnych minęły niespełna 4 miesiące – mówi Sławomir Groszyk z MAP solutions.

Kolejnym etapem była wspomniana integracja Handlu Forte z programem do zarządzania flotą oraz stworzenie obsługi składu celnego i produkcji biopaliw połączonego z naliczeniem akcyzy. W praktyce oznaczało to – poza instalacją i połączeniem standardowych produktów z rodziny SYMFONIA® – zintegrowanie programu Handel z programem do obsługi procesów produkcyjnych.

– Proces ten sfinalizowano po roku od podpisania umowy. To naprawdę bardzo krótki czas wdrożenia – dodaje Sławomir Groszyk.

Aplikacja posiada akceptację Urzędu Celnego i PAWTRANS może ruszyć z produkcją biopaliw.

Dziś, gdy wdrożenie dobiega końca, a z niektórych programów korzystamy już niemal od roku, można śmiało powiedzieć, że wybrany przez nas przy współpracy z MAP solutions model integracji się sprawdził – ocenia Marek Krochmal – Używane przez nas aplikacje oraz rozwiązania Sage doskonale się uzupełniają, a dzięki temu zarządzanie i kontrola nad firmą jest dokładnie taka, jakiej oczekiwaliśmy – dodaje dyrektor finansowy spółki PAWTRANS.

Inne wdrożenia, które mogą cię zainteresować

IMPORT-EXPORT Przemysław Stefaniuk

Branża: transportowa (spedycja) i dodatkowa działalność usługowo-handlowa Wdrożone oprogramowanie: Sage Symfonia Kursy NBP Rozwiązania indywidualne (więcej…)

czytaj więcej

GRUPA JTB

Branża: motoryzacyjna (sprzedaż samochodów - salony i serwis) Wdrożone oprogramowanie: Sage Symfonia ERP (Forte) Sage Symfonia (więcej…)

czytaj więcej

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Podaj numer telefonu i adres email, skontaktujemy się!

oddzwonimy!

Dziękujemy za zostawienie swojego numeru telefonu!

Oddzwonimy jak najszybciej.

Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Zobacz naszą politykę prywatności

Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu MAP solutions Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Leśna 5b w Legionowie. Pliki cookies wykorzystywane są w celu: tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości; W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies: „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu; „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu; W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów. Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej.

Zamknij