Witex Handel Sp. z o.o.

Branża: spożywcza – sprzedaż (hurtowania spożywcza)

Wdrożone oprogramowanie:

Sage Symfonia ERP (Forte)
Rozwiązania indywidualne
mTrade

Mobilna Symfonia

Firma Witex Handel Sp. z o.o. od blisko 20 lat zajmuje się handlem artykułami spożywczymi – zaopatrzeniem gastronomii, restauracji, hoteli, sklepów, jednostek wojskowych, szkół, czy statków. Głównym zadaniem stawianym wdrażanemu systemowi informatycznemu było wsparcie procesów sprzedaży i sprawna wymiana informacji między oddziałami znajdującymi się w Warszawie, Toruniu i Poznaniu. Sprawna obsługa klientów to duży plus pomagający budować przewagę konkurencyjną. Z tego też powodu, wiele firm dokłada wszelkich starań, by klienci otrzymywali na czas oferty, zamówione towary i byli na bieżąco informowani o trwających promocjach. Nie jest to możliwe bez nowoczesnego systemu informatycznego, pomagającego wypełniać te zadania.

Decyzja o wymianie programu

– Od dawna myśleliśmy o wymianie oprogramowania, bo posiadany przez nas program Subiekt przestał spełniać stawiane mu wymagania. Zmieniały się przepisy prawne, poszerzała się nasza baza danych, przybywało produktów i klientów, a program nie był rozwijany. Subiekt zaczął być dla nas po prostu zbyt mały. Nie pracował także on-line i nie mieliśmy połączenia ze wszystkimi oddziałami firmy. Nie było zatem możliwości śledzenia pracy na bieżąco, a było to dla nas bardzo ważne – mówi Witold Kanty, członek zarządu firmy Witex Handel.

Wymagania stawiane nowemu systemowi były bardzo wysokie. Nowy program miał być bardziej wydajny, bezawaryjny, czytelny, przejrzysty, miał także umożliwiać bieżącą kontrolę sprzedaży i procesów zachodzących w firmie. Priorytetem była współpraca z oddziałami on-line i posiadanie aplikacji analitycznych.
– Otrzymywaliśmy różne oferty oprogramowania, ale Symfonia była znanym, popularnym programem, który zawierał wszystkie potrzebne nam funkcjonalności. Umożliwiała także integracje wszystkich działów i oddziałów firmy w jednym programie – mówi Witold Kanty.

Specyfika branży

Ze względu na sprawną realizację zamówień, zarządowi firmy zależało na możliwości przesyłania przez przedstawicieli handlowych zamówień od klientów bezpośrednio do systemu. Konsultanci firmy MAP solutions, odpowiedzialnej za wdrożenie oprogramowania Symfonia zaproponowali wprowadzenie aplikacji mTrade, umożliwiającej generowanie i przesyłanie zamówień od kontrahentów za pomocą urządzeń mobilnych.

Aplikacja zastąpiła wcześniej używaną aplikację „Mobilny Handlowiec”.
– Zrezygnowaliśmy z niej ze względu na brak wsparcia od strony producenta i niemożność instalacji na nowych palmtopach – mówi Witold Kanty.
– Na potrzeby pracy z aplikacją skonfigurowaliśmy kilkanaście urządzeń mobilnych – opowiada Marek Kujawski, Specjalista ds. Wdrożeń MAP solutions. – Za pomocą aplikacji przedstawiciel handlowy firmy Witex pobiera zdalnie aktualnie dostępne informacje o asortymencie, stanach magazynowych, cenach oraz o przypisanych mu kontrahentach. Na podstawie tych danych wypełnia dokument zamówienia obcego, zgodnie z dyspozycjami klientów. Aplikacja podaje aktualną wartość zamówienia, pozwala również na zmianę cen i rabatów w konkretnym zamówieniu. Po zapisaniu możliwe jest wysłanie takiego zamówienia do centrali, gdzie uwidacznia się w liście zamówień obcych i jest dalej przetwarzane, w celu realizacji zamówienia. Dodatkowo przedstawiciel po każdej synchronizacji z centralą dostaje informacje o statusach realizacji wysłanych zamówień obcych – wyjaśnia M. Kujawski.
Przed wdrożeniem aplikacji mTrade, zamówienia do firmy składane byłe telefonicznie lub z małym opóźnieniem – przez przedstawicieli handlowych. Było to powodem powstawania wielu w nich błędów. Dzięki mTrade, skraca się czas nie tylko samego składania zamówień, ale także czas potrzebny na realizację zamówienia.
Firma MAP solutions zaproponowała także rozwiązania dedykowane wspierające system. Raport „Promocje okresowe” umożliwia okresowe przypisywanie cen promocyjnych dla wybranych kontrahentów na wybrane pozycje towarowe. Zaimplementowano także zestawienie umożliwiające naliczanie premii dla przedstawicieli handlowych z uwzględnieniem terminowości spłat należności przez kontrahentów przypisanych do konkretnych przedstawicieli.
Wdrożenie oprogramowania Symfonia oraz aplikacji mTrade objęło łącznie 13 licencji.
System skonfigurowano do pracy z intensywnym obrotem towarowym. Szereg procesów zachodzących w firmie zostało zautomatyzowanych: np. wprowadzanie cen promocyjnych. Zamówienia generowane za pomocą aplikacji mTrade wysyłane są bezpośrednio do systemu, z zamówień tych generowane są faktury i dokumenty wydań. Ustawiona dekretacja umożliwiająca integrację dokumentów handlowych do systemu finansowo – księgowego. Taka konfiguracja pozwala na kontrolę płatności z poziomu handlu – wyciągi bankowe również przesyłane są do systemu finansowo – księgowego.

Spełnione oczekiwania

Po kilku miesiącach pracy na systemie, widoczne są wymierne korzyści.

– Program spełnił nasze oczekiwania. Największe korzyści odnotowaliśmy po wprowadzeniu mTrade. Czytnik, który posiadają handlowcy umożliwia na bieżąco przesyłanie danych od klientów. To nam pomaga w planowaniu zakupów, kontroli sprzedaży, marży, płatności. W dowolnym momencie z każdego miejsca mogę zobaczyć co się dzieje w firmie. Dzięki programowi jest mniej pomyłek. Przed wprowadzeniem mTrade przyjmowaliśmy zamówienia telefonicznie, faxem, mailowo. Teraz zamówienie klienta trafia bezpośrednio do systemu, co jest także nieocenione pod względem czasowym – mówi Witold Kanty. – W przyszłości planujemy wprowadzenie czytników kodów kreskowych, co ułatwi nam pracę na magazynie.
Automatyzacja procesów składania zamówień, a także rozbudowany system komunikacji między oddziałami istotnie usprawnił pracę całej firmy. A szybko obsłużony klient, z pewnością wróci do sprawdzonego dostawcy…